Informacje ogólne
INFORMACJE OGÓLNE
STOWARZYSZENIE ARCHIWISTÓW KOŚCIELNYCH
zostało erygowane przez Konferencję Episkopatu Polski w roku 2003 i posiada osobowość prawną na podstawie prawa polskiego w oparciu o konkordat między Stolicą Apostolską a Rzeczpospolitą Polską. Zrodziło się z chęci integrowania środowiska archiwistów kościelnych (katolickich) oraz wspólnego doskonalenia kwalifikacji zawodowych. Archiwistom kościelnym potrzeba było także wspólnej reprezentacji wobec państwowej służby archiwalnej. Staramy się spotykać dwa razy do roku, przy czym raz jest to spotkanie w formie konferencji naukowej, raz zaś w formie wyjazdu studyjnego, połączonego z odwiedzinami w różnego rodzaju archiwach (kościelnych, państwowych, uniwersyteckich, fundacyjnych itp.) oraz innych placówkach kulturalnych i naukowych. Wydajemy rocznik naukowy „Archiva Ecclesiastica”, wydaliśmy także publikację książkową – rodzaj podręcznika pt. „Postępowanie z materiałami archiwalnymi w archiwach kościelnych. Katalog dobrych praktyk”. Zarówno czasopismo, jak i książkę można nabyć TUTAJ
STATUT
STOWARZYSZENIA ARCHIWISTÓW KOŚCIELNYCH
I. Postanowienia ogólne
Art. 1
- Stowarzyszenie Archiwistów Kościelnych, zwane dalej Stowarzyszeniem, zrzesza archiwistów Kościoła katolickiego w Polsce oraz Polaków – archiwistów Kościoła katolickiego za granicą.
- Stowarzyszenie jest erygowane przez Konferencję Episkopatu Polski dekretem z dnia 1 grudnia 2003 r., zgodnie z kan. 312 § l n. 2 KPK. Osobowość prawną na podstawie prawa polskiego nabywa w oparciu o art. 4 ust. 3 Konkordatu między Stolicą Apostolską i Rzecząpospolitą Polską (Dz. U. 1998 Nr 51, poz. 318) w związku z art. 10 i art. 34 ust. l pkt. l i ust. 3 ustawy z dnia 17.05.1989 r. o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1347).
- Stowarzyszenie może współpracować z archiwistami innych kościołów chrześcijańskich w Polsce.
Art. 2
Stowarzyszenie podlega zwierzchnictwu i nadzorowi kompetentnej władzy kościelnej, zgodnie z normami Kodeksu Prawa Kanonicznego (kan. 315 KPK).
Art. 3
- Stowarzyszenie używa własnego znaku graficznego.
- Nazwa Stowarzyszenia i jego znaki graficzne podlegają ochronie zgodnie z przepisami prawa.
Art. 4
- Stowarzyszenie obejmuje swoja działalnością teren Rzeczypospolitej Polskiej.
- Stowarzyszenie może należeć do międzynarodowych organizacji kościelnych o podobnych celach.
Art. 5
Siedzibą Stowarzyszenia są Katowice.
III. Członkowie ich prawa i obowiązki
Art. 8
- Członkostwo może przybierać formy:
1) członkostwa zwyczajnego;
2) członkostwa wspierającego;
3) członkostwa honorowego.
- Członkiem zwyczajnym Stowarzyszenia może być archiwista z archiwum należącego do Kościoła Katolickiego, a także z archiwum uczelni, wydziału lub innej instytucji pozostającej w całości lub w części pod nadzorem władz Kościoła. Członkiem zwyczajnym może być także Polak – archiwista instytucji kościelnej za granicą.
- Członkami wspierającymi mogą być osoby fizyczne i osoby prawne, deklarujące pomoc materialną dla realizacji celów statutowych Stowarzyszenia.
- Członkami honorowymi mogą być osoby fizyczne i reprezentanci osób prawnych o szczególnych zasługach dla Stowarzyszenia.
- Członkami Stowarzyszenia nie mogą być osoby, które publicznie odstąpiły od wiary katolickiej albo zerwały wspólnotę kościelną, albo podlegają ekskomunice nałożonej wyrokiem lub zadeklarowanej (kan. 316 § 1 KPK).
Art. 9
Członkami zwyczajnymi Stowarzyszenia są jego założyciele. Innych członków przyjmuje w poczet Stowarzyszenia jego Zarząd w trybie uchwały.
Art. 10
Formularz zgłoszeniowy do Stowarzyszenia powinien zawierać:
1) oświadczenie woli przystąpienia do Stowarzyszenia;
2) informacje o danych osobowych osoby zgłaszającej;
3) zobowiązanie do przestrzegania Statutu, w tym do regularnego płacenia składek członkowskich;
4) oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach statutowych Stowarzyszenia.
Art. 11
- Członkostwo zwyczajne ustaje poprzez:
1) rezygnację złożoną Zarządowi Stowarzyszenia;
2) wykluczenie ze Stowarzyszenia na skutek naruszania postanowień Statutu, regulaminów i uchwał Stowarzyszenia;
3) skreślenie z listy członków zwyczajnych z powodu nie płacenia składek przez jeden rok bez należytego usprawiedliwienia.
- Członkostwo wspierające i honorowe ustaje przez rezygnację złożoną Zarządowi Stowarzyszenia lub decyzję kompetentnej władzy.
Art. 12
Członek zwyczajny ma prawo:
1) uczestniczyć w działalności Stowarzyszenia;
2) korzystać z pomocy Stowarzyszenia zgodnie z jego celami i Statutem;
3) uczestniczyć z prawem głosu w Walnym Zgromadzeniu;
4) korzystać z czynnego i biernego prawa wyborczego.
Art. 13
- Członkostwo wspierające i honorowe nabywa się na podstawie uchwały Walnego Zgromadzenia podjętej na wniosek Zarządu Stowarzyszenia.
- Członkowie wspierający i honorowi nie mają obowiązku płacenia składek.
IV. Struktura Stowarzyszenia
Art. 14
- Władzami Stowarzyszenia są:
1) Walne Zgromadzenie jako najwyższa władza Stowarzyszenia;
2) Zarząd Stowarzyszenia;
3) Komisja Rewizyjna.
- Kadencja wybieralnych władz trwa cztery lata.
Art. 15
- Walne Zgromadzenie zwoływane jest przez Zarząd Stowarzyszenia przynajmniej raz w roku.
- Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie zwołuje Zarząd Stowarzyszenia na pisemny wniosek Komisji Rewizyjnej lub co najmniej 1/5 ogólnej liczby członków zwyczajnych Stowarzyszenia.
- Zawiadomienie o terminie i o porządku Walnego Zgromadzenia powinno być doręczone członkom Stowarzyszenia nie później niż 14 dni przed terminem zebrania.
Art. 16
- Walne Zgromadzenie otwiera Prezes Zarządu Stowarzyszenia, a prowadzi je wybrany na tym zgromadzeniu przewodniczący obrad.
- Udział w głosowaniu mają podczas Walnego Zgromadzenia tylko członkowie zwyczajni.
- Obowiązujące quorum do ważności uchwał Zebrania Plenarnego nie może być niższe niż 50% uprawnionych – w pierwszym terminie. W drugim terminie quorum to nie jest konieczne do ważności uchwał Zebrania Plenarnego, z zastrzeżeniem innych przepisów Statutu.
- Pozostałym członkom należy umożliwić wypowiedzenie się w istotnych sprawach Stowarzyszenia.
- Z obrad Walnego Zgromadzenia sporządza się protokół podpisany przez protokolanta i przewodniczącego obrad.
Art. 17
- Do wyłącznej kompetencji Walnego Zgromadzenia należy:
1) wybór oraz odwołanie Zarządu Stowarzyszenia, Prezesa Zarządu Stowarzyszenia i Komisji Rewizyjnej, a także uchwalanie regulaminu ich działania, z zastrzeżeniem art. 18 ust. 1;
2) wytyczanie kierunków działalności Stowarzyszenia;
3) rozpatrywanie dorocznych sprawozdań Zarządu Stowarzyszenia i udzielanie mu absolutorium;
4) podejmowanie decyzji o prowadzeniu przez Stowarzyszenie działalności gospodarczej oraz uchwalenie jej regulaminu;
5) zatwierdzanie rozliczeń finansowych w postaci bilansów rocznych;
6) rozpatrywanie odwołań od decyzji innych władz Stowarzyszenia;
7) przyjmowanie członków wspierających i honorowych;
8) podejmowanie decyzji o członkostwie Stowarzyszenia w innych organizacjach;
9) uchwalenie zmian Statutu, które winny być następnie przedstawione do zatwierdzenia
Konferencji Episkopatu Polski;
10) wykluczanie członków;
11) podejmowanie decyzji o rozwiązaniu Stowarzyszenia, z zastrzeżeniem art. 27 ust. l.
- Walne Zgromadzenie podejmuje uchwały w głosowaniu jawnym, zwykłą większością głosów, bez względu na liczbę obecnych członków, z zastrzeżeniem wyboru Zarządu Stowarzyszenia, w tym Prezesa Zarządu Stowarzyszenia (art. 19 ust. 2), uchwał dotyczących statutu (art. 26 ust. 1) oraz uchwały o rozwiązaniu Stowarzyszenia, która wymaga bezwzględnej większości głosów.
Art. 18
- Wybór Prezesa Zarządu Stowarzyszenia wymaga zatwierdzenia przez Konferencję Episkopatu Polski, z zastrzeżeniem kan. 317 § l KPK;
- Stowarzyszenie posiada asystenta kościelnego, w rozumieniu kan. 317 § 1 KPK, którego mianuje Konferencja Episkopatu Polski na wniosek Zarządu Stowarzyszenia, po uzyskaniu zgody biskupa diecezjalnego, któremu podlega, lub zgody właściwego przełożonego zakonnego gdy jest on członkiem instytutu życia konsekrowanego lub stowarzyszenia życia apostolskiego. Kadencja asystenta kościelnego Stowarzyszenia trwa 5 lat, z możliwością jej ponawiania.
Art. 19
- Zarząd Stowarzyszenia składa się z pięciu członków, w tym Prezesa Zarządu Stowarzyszenia, dwóch jego zastępców oraz skarbnika i sekretarza.
- Zarząd Stowarzyszenia, w tym Prezes Zarządu Stowarzyszenia jest wybierany przez Walne Zgromadzenie w głosowaniu tajnym, bezwzględną większością głosów; w drugim terminie wybór następuje większością względną, z uwzględnieniem art. 16 ust. 2.
- Zarząd Stowarzyszenia zbiera się co najmniej dwa razy w roku.
- Uchwały Zarządu Stowarzyszenia zapadają zwykłą większością głosów. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos Prezesa Zarządu Stowarzyszenia.
- Stowarzyszenie w sprawach niemajątkowych reprezentuje Prezes Zarządu Stowarzyszenia, z zastrzeżeniem art. 25.
Art. 20
Do zadań Zarządu Stowarzyszenia należy:
1) kierowanie bieżącą działalnością Stowarzyszenia;
2) reprezentowanie go na zewnątrz;
3) uchwalanie bieżących programów działania;
4) przyjmowanie członków zwyczajnych;
5) ustalanie budżetu Stowarzyszenia;
6) zwoływanie Walnego Zgromadzenia;
7) wykonywanie Uchwał Walnego Zgromadzenia;
8) powoływanie i odwoływanie komisji problemowych, rad konsultacyjnych i innych
organów pomocniczych oraz ustalanie ich regulaminów;
9) podejmowanie i kierowanie działalnością gospodarczą oraz tworzenie w tym celu
odpowiednich jednostek organizacyjnych, z zastrzeżeniem art. 17 ust. 4;
10) ustalanie wielkości składki członkowskiej oraz zasad jej płatności;
11) sprawowanie pieczy nad majątkiem Stowarzyszenia;
12) składanie dorocznych sprawozdań z działalności Stowarzyszenia (w tym finansowych)
Walnemu Zgromadzeniu;
13) przesyłanie rocznego sprawozdania z działalności Stowarzyszenia (w tym finansowej) Konferencji Episkopatu Polski, zgodnie z kan. 319 KPK;
14) przygotowywanie projektów uchwał przed Zwyczajnym Walnym Zgromadzaniem;
15) pozostałe sprawy niezastrzeżone statutowo innym organom.
Art. 21
- Komisja Rewizyjna składa się z trzech członków, w tym z przewodniczącego i sekretarza.
- Przewodniczącego i sekretarza wybiera Komisja Rewizyjna spośród siebie na pierwszym posiedzeniu, które powinno odbyć się przed zakończeniem Walnego Zgromadzenia, zwykłą większością głosów, w obecności wszystkich członków.
- W przypadku niemożności wyboru przewodniczącego lub sekretarza, Walne Zgromadzenie wybiera nowy skład Komisji Rewizyjnej.
Art. 22
Komisja Rewizyjna:
1) przeprowadza bieżącą i okresową kontrolę działalności Stowarzyszenia, zwłaszcza spraw finansowych;
2) wnioskuje o udzielenie absolutorium Zarządowi Stowarzyszenia;
3) wnioskuje zwołanie nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
Art. 23
Uchwały Komisji Rewizyjnej zapadają zwykłą większością głosów.
V. Majątek Stowarzyszenia
Art. 24
Majątek Stowarzyszenia stanowią:
1) składki członkowskie;
2) darowizny, spadki, zapisy, dotacje przekazywane na zasadach obowiązujących ogół podmiotów nie należących do sektora finansów publicznych;
3) dochody z działalności gospodarczej Stowarzyszenia;
4) inne wpływy związane z działalnością statutową.
Art. 25
- W sprawach majątkowych Stowarzyszenia oświadczenia woli składają jednocześnie dwaj członkowie Zarządu Stowarzyszenia.
- Przy zaciąganiu zobowiązań, które przekraczają 5 000 zł wymagana jest uprzednia zgoda Zarządu Stowarzyszenia.
- W przypadku alienacji o wartości powyżej 100 000 euro, ale poniżej najwyższej sumy określonej przez Konferencję Episkopatu Polski, potrzebna jest zgoda Prezydium Konferencji Episkopatu Polski. Alienacja o wartości powyżej najwyższej sumy określonej przez Konferencję Episkopatu Polski oraz w przypadkach, o których mowa w kan. 1292 § 2 KPK, wymaga ponadto zgody Stolicy Apostolskiej.
II. Cele i środki działania
Art.6
Celem Stowarzyszenia jest:
- Upowszechnianie wiedzy o archiwach i archiwaliach kościelnych oraz o prawnych podstawach postępowania z dokumentacją;
- Doskonalenie kwalifikacji zawodowych archiwistów oraz podnoszenie ich wiedzy ogólnej;
- Reprezentowanie środowiska archiwistów kościelnych w kontaktach z państwową służbą archiwalną;
- Integracja środowiska archiwistów kościelnych;
- Dbałość o wysoki poziom etyki oraz budowanie zaufania i szacunku społecznego dla tego zawodu i spraw archiwalnych.
Art.7
Stowarzyszenie realizuje swe cele poprzez:
1) działalność badawczą i studia nad zastosowaniem nowych technik;
2) działalność edukacyjną;
3) wymianę doświadczeń w formie spotkań, konferencji i działalności wydawniczej;
4) zdobywanie środków materialnych na działalność własną oraz wspieranie działań poszczególnych archiwów i osób prawnych, do których one należą, mających na celu indywidualne uzyskiwanie środków na komputeryzację i wdrażanie postępu technicznego.
VI. Postanowienia końcowe
Art. 26
- Wszelkie zmiany niniejszego Statutu wymagają uchwały Walnego Zgromadzenia powziętej większością 2/3 głosów – w pierwszym terminie, przy obecności co najmniej połowy ogólnej liczby członków zwyczajnych, a w drugim terminie bez względu na liczbę obecnych.
- Prawo inicjatywy przysługuje członkom zwyczajnym Stowarzyszenia.
- Zmiana Statutu staje się prawomocna po zatwierdzeniu przez Konferencje Episkopatu Polski zgodnie z kanonem 314 Kodeksu Prawa Kanonicznego.
Art. 27
- Stowarzyszenie może być rozwiązane na podstawie uchwały Walnego Zgromadzenia, które wskazuje likwidatora Stowarzyszenia. Uchwała wchodzi w życie po jej zatwierdzeniu przez Konferencję Episkopatu Polski.
- Stowarzyszenie może być rozwiązane również przez Konferencję Episkopatu Polski, która wówczas wskazuje likwidatora Stowarzyszenia.
- W razie rozwiązania Stowarzyszenia, pozostały po likwidacji majątek zarówno nieruchomy jak i ruchomy przechodzi na własność Konferencji Episkopatu Polski.